bazy danych

W relacyjnych bazach danych podstawową formą organizacji danych są tabele.
Tabela składa się z wierszy i kolumn.
Wiersze opisują dane obiektu i nazywane są rekordami.
Kolumny zawierają wartości atrybutów danego obiektu wyrażone za pomocą danych i nazywane są polami (kolumna posiada niepowtarzalną nazwę w ramach danej tabeli)

W programie Microsoft Access wszystkie obiekty bazy danych (tabele, zapytania, formularze, raporty) oraz wszystkie dane do tabel są zapisywane w jednym pliku. Mimo to dla poszczególnych obiektów bazy wprowadzamy oddzielne nazwy (najlepiej takie by sugerowały nam zawartość obiektu).

Podczas tworzenia tabel (zasadniczego elementu przechowywania informacji) trzeba stosować się do określonych zaleceń:

W teorii baz danych klucz jest to wybrane pole lub złożenie pól rekordu tabeli, na podstawie, którego ustala się porządek rekordów. Klucz powinien być unikatowy, dlatego należy go definiować z rozwagą. Czasem nawet stworzenie złożonego klucza nie gwarantuje unikatowości np. wartość z pola nazwisko i pola imię może stworzyć sytuację, że dane mogą się powtórzyć (dotyczą innych osób).

Klucz podstawowy (ang. primary key) zwany też kluczem głównym to jedno lub więcej pól, których wartość jednoznacznie identyfikuje każdy rekord w tabeli. Taka cecha klucza nazywana jest unikatowością. Klucz podstawowy służy do powiązania rekordów w jednej tabeli z rekordami z innej tabeli. Klucz podstawowy jest nazywany kluczem obcym, jeśli odwołuje się do innej tabeli. Na przykład, w bazie pracowników kluczem podstawowym może być numer ewidencyjny pracownika.

Klucz podstawowy jednopolowy (ang. single primary key)

Jeśli istnieje pole zawierające dane unikatowe, jak na przykład numer katalogowy czy numer identyfikacyjny, można je zadeklarować jako klucz podstawowy. Jeśli jednak w polu tym powtarzają się wartości, klucz podstawowy nie zostanie ustawiony. Aby znaleźć rekordy zawierające te same dane, należy usunąć rekordy o powtarzających się wartościach bądź zdefiniować wielopolowy klucz. podstawowy.

Klucz podstawowy wielopolowy zwany też kluczem złożonym (ang.composed key)

W sytuacji, gdy żadne z pól nie gwarantuje unikatowości wartości w nim zawartych, należy rozważyć możliwość utworzenia klucza podstawowego złożonego z kilku pól.

Relacja (ang.relation)
Po podzieleniu danych na tabele i zdefiniowaniu pól kluczy podstawowych trzeba wprowadzić do systemu bazy danych informacje na temat sposobu poprawnego łączenia powiązanych danych w logiczną całość. W tym celu definiuje się relacje między tabelami.

Relacja jeden-do-jednego

W relacji jeden-do-jednego każdy rekord w tabeli A może mieć tylko jeden dopasowany rekord z tabeli B, i tak samo każdy rekord w tabeli B może mieć tylko jeden dopasowany rekord z tabeli A. Ten typ relacji spotyka się rzadko, ponieważ większość informacji powiązanych w ten sposób byłoby zawartych w jednej tabeli. Relacji jeden-do-jednego można używać do podziału tabeli z wieloma polami, do odizolowania części tabeli ze względów bezpieczeństwa, albo do przechowania informacji odnoszącej się tylko do podzbioru tabeli głównej.

Relacja jeden-do-wielu

Relacja jeden-do-wielu jest najbardziej powszechnym typem relacji.
W relacji jeden-do-wielu rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B, ale rekord w tabeli B ma tylko jeden dopasowany rekord w tabeli A.

Relacja wiele-do-wielu

W relacji wiele-do-wielu, rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B i tak samo rekord w tabeli B może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli A. Jest to możliwe tylko przez zdefiniowanie trzeciej tabeli (nazywanej tabelą łącza), której klucz podstawowy składa się z dwóch pól z kluczy obcych z tabel A i B. Relacja wiele-do-wielu jest w istocie dwiema relacjami jeden-do-wielu z trzecią tabelą. Na przykład, tabele "Zamówienia" i "Produkty" są powiązane relacją wiele-do-wielu zdefiniowaną przez utworzenie dwóch relacji jeden-do-wielu z tabelą "Opisy zamówień".